Reguli noi privind factura electronica intra în vigoare în România începând cu 1 ianuarie 2024, potrivit unei derogari acordate de Consiliul Uniunii Europene, care permite României sa impuna facturarea electronica obligatorie pentru toate tranzactiile B2B între firmele stabilite în tara. Aceasta schimbare aduce o serie de provocari si oportunitati pentru mediul de afaceri, iar compania Sales Partner ofera o solutie completa pentru a facilita tranzitia dealerilor auto catre lumea digitala.
Cunoaștem ca tranzactiile auto au un grad de complexitate ridicat și necesita o atentie sporita. Obligativitatea regulamentului cuprinde toate tipurile de documente fiscale emise în cadrul unei tranzactii:
• Factura de avans
• Factura storno
• Factura de vânzare
Astfel presiunea pusa pe departamentele financiare si business trebuie sustinuta de solutii informatice moderne, complete și adaptate regulamentului.
România a obtinut aprobarea necesara pentru a adopta e-factura generalizata începând cu începutul anului 2024. Pâna acum, facturarea electronica era permisa doar cu acceptul destinatarului. Cu derogarea obtinuta, autoritatile fiscale pot solicita ca facturile sa fie emise exclusiv în format electronic, conform unui standard de facturare si transpunere în format XML prestabilit, ulterior comunicat prin intermediul sistemului RO e-factura, administrat de Ministerul Finantelor Publice. Astfel, emitentul nu va mai avea nevoie de acordul destinatarului pentru a emite facturi electronice.
Aceasta derogare este valabila între 1 ianuarie 2024 si 31 decembrie 2026 sau pâna la momentul aplicarii prevederilor pachetului european ViDA (VAT in the Digital Age) de catre statele membre ale Uniunii Europene, în functie de care termen survine mai devreme. Cu toate acestea, România poate solicita Comisiei Europene o prelungire a aplicarii derogarii si dupa data de 31 decembrie 2026.
Autoritatile române au la dispozitie urmatoarele 30 de zile pentru a stabili categoriile de contribuabili vizate si data de la care va intra în vigoare aceasta obligatie. Prin urmare, cel târziu pâna pe 25 august 2023, termenul pentru implementarea facturarii electronice ar trebui sa fie decis.
Trecerea la facturarea electronica generalizata aduce provocari majore pentru companii, în special din perspectiva timpului limitat în care acestea trebuie sa gestioneze toate aspectele asociate procesului de generare a facturilor electronice, inclusiv aspecte fiscale, operationale si comerciale, dar si implementarea unor solutii tehnice adecvate.
Implementarea facturarii electronice este un proces complex, care implica stabilirea elementelor necesare în e-factura (peste 200 de elemente care trebuie analizate) si implementarea solutiilor tehnice corespunzatoare. Companiile trebuie sa se asigure ca aleg o solutie tehnica care sa permita gestionarea atât a facturilor emise, cât si a celor primite, precum si a unui volum suficient de date si functionalitati, cum ar fi transmiterea de mesaje prin spatiul privat virtual (SPV) catre parteneri pentru facturile primite si emise sau verificarea conditiilor de validare tehnica a fisierului XML.
În privinta implementarii e-facturii, se contureaza doua directii. Prima ar fi ca, cel putin într-o prima faza, e-factura sa fie tratata doar ca o raportare a datelor din facturi în timp quasi-real, mentinându-se obligatia de a transmite si facturile în formatul clasic, agreat de partenerii comerciali. A doua directie implica e-factura ca singurul exemplar original al facturii, chiar si fara acceptul destinatarului.
Este important ca România sa se pregateasca adecvat pentru implementarea e-facturii generale, având în vedere consecintele fiscale si comerciale ale unei implementari tardive sau deficitare a acestui proces. În acest sens, companiile trebuie sa faca eforturi pentru a întelege cerintele de raportare pentru e-factura si sa aloce resursele necesare pentru a se adapta noilor reglementari.
Un sondaj realizat de EY în iulie 2023 arata ca majoritatea companiilor din România stiu despre intentia autoritatilor de a introduce factura electronica obligatorie. Cu toate acestea, mai mult de o treime dintre respondenti nu au analizat înca impactul acestei cerinte. Nivelul de întelegere a cerintelor de raportare pentru e-factura este considerat relativ redus în rândul companiilor care au început analiza acestui proces.
În concluzie, implementarea facturarii electronice generale devine o prioritate pentru companiile din România, iar solutiile oferite de Sales Partner pot ajuta dealerii auto sa faca trecerea catre aceasta noua metoda de facturare. Timpul scurt pâna la data de 1 ianuarie 2024 impune o pregatire temeinica pentru a evita consecinte negative si pentru a asigura o tranzitie lina si eficienta catre factura electronica.
